中華人民共和國國家檔案局2014-12-31發(fā)布2015-08-01實施

前       言

       本標(biāo)準(zhǔn)按照 GB／T 1. 1 — 2009 給出的規(guī)則起草 。
       本標(biāo)準(zhǔn)由北京市檔案局(館) 提出 。
       本標(biāo)準(zhǔn)由國家檔案局歸口 。
       本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：北京市檔案局(館) 。
       本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：白巍 、單振宇 、楊中營 、田雷 、張益民 。

1   范圍

       本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了數(shù)碼照片歸檔 、整理 、著錄 、存儲 、保管 、利用和銷毀的基本要求。
       本標(biāo)準(zhǔn)適用于機關(guān) 、團體 、企事業(yè)單位和其他社會組織數(shù)碼照片的收集 、歸檔與管理工作。

2   規(guī)范性引用文件

       下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注 日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單) 適用于本文件。
       GB／T 2887 — 2011    計算機場地通用規(guī)范
       GB／T 11821 — 2002    照片檔案管理規(guī)范
       GB／T 17235. 1 — 1998    信息技術(shù)    連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼    第 1 部分：要求和指南
       GB／T 17235. 2 — 1998    信息技術(shù)    連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼    第 2 部分：一致性測試
       GB／T 18894    電子文件歸檔與管理規(guī)范
       GB／T 20163 — 2006    中國檔案機讀目錄格式
       DA／T 15 — 1995    磁性載體檔案管理與保護規(guī)范
       DA／T 18 — 1999    檔案著錄規(guī)則
       DA／T 38 — 2008    電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

3   術(shù)語和定義

       下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
    3. 1
        數(shù)碼照片    digitaIphotos
       用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁帶 、磁盤 、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱 讀 、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。
    3. 2
        數(shù)碼照片檔案    digitaIphotographicrecords
       機關(guān) 、團體 、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保 存的數(shù)碼照片。
    3. 3
        EXIF信息    exchangeabIeimagefiIeinformation
       數(shù)字成像設(shè)備在拍攝過程中采集并保存在數(shù)碼照片內(nèi)的一組參數(shù) 。
       注：主要包括數(shù)字成像設(shè)備的制造廠商 、型號 、拍攝日期和時間 、分辨率 、光圈 、快門 、感光度等信息。
    3. 4
       照片組    photosgroup
       有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合。
       注：如一次會議、一項活動、一個項目等反映同一問題或事由的若干張數(shù)碼照片為一個照片組，全部存儲到同一層級文件夾內(nèi)。

4   歸檔

    4. 1   歸檔范圍
       4. 1. 1   記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數(shù)碼照片。
                    4.1.1.1   本單位主辦或承辦的重點工作 、重大活動 、重要會議的數(shù)碼照片。
                    4.1.1.2   本單位重點建設(shè)項 目 、重點科研項目的數(shù)碼照片。
                    4.1.1.3   領(lǐng)導(dǎo)人 、著名人物和國際友人參加與本單位 、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的數(shù)碼照片。
                    4.1.1.4   本單位勞動模范 、先進人物及其典型活動的數(shù)碼照片 。
                    4.1.1.5   本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的數(shù)碼證件照片。
       4. 1. 2   記錄本單位 、本地區(qū)重大事件 、重大事故 、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)碼照片。
       4. 1. 3   記錄本地區(qū)地理概貌 、城鄉(xiāng)建設(shè) 、重點工程 、名勝古跡 、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的數(shù)碼照片。
       4. 1. 4   其他具有保存價值的數(shù)碼照片 。
    4. 2   保管期限
       數(shù)碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為 30年和 10年。
    4. 3   歸檔時間
       數(shù)碼照片在拍攝完成后，應(yīng)及時整理和歸檔，最遲在第二年 6 月底前完成歸檔。
    4. 4   歸檔要求
       4. 4. 1   歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數(shù)碼照片的內(nèi)容和 ExIF信息進行修改和處理。
       4. 4. 2   對反映同一 內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔，所選數(shù)碼 照片應(yīng)能反映該項活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰 、完整 。  反映同 一 場景的數(shù)碼照片 一 般只歸檔 一 張。
       4. 4. 3   歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為 JPEG、TIFF或 RAW 格式，推薦采用 JPEG格式。
       4. 4. 4   歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)附加文字說明 。文字說明應(yīng)綜合運用事由 、時間 、地點 、人物 、背景 、攝影者等要 素，概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。
       4. 4. 5   數(shù)碼照片可通過存儲到符合要求的脫機載體上進行離線歸檔，也可通過網(wǎng)絡(luò)進行在線歸檔。
       4. 4. 6   歸檔時，應(yīng)參照 GB／T 18894— 2002對數(shù)碼照片進行真實 、完整 、可用和安全方面的鑒定 、檢測。

5   整理和著錄

    5. 1   分類和排列
       5. 1. 1   同一全宗內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類。
       5. 1. 2   同一 照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時間排列。
    5. 2   命名
       5. 2. 1   整理過程中，應(yīng)對數(shù)碼照片文件進行重命名。
       5. 2. 2   數(shù)碼照片文件采用“保管期限代碼-年度-照片組號-張?zhí)?. 擴展名”格式命名。 

                   保管期限代碼：分別用“YJ”“30”“10”代表永久 、30年 、10年。
                   年度：為 4位阿拉伯?dāng)?shù)字。

                   照片組號：為 4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開始順序編號 。
                   張?zhí)枺簽?4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一 照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“0001”開始順序編號 。
                   示例：
                   2009年某單位拍攝的一 組 xx工作會議的數(shù)碼照片為本年度第一 組照片，保管期限為“永久”，存儲格式為 JPEG。則 該組第一 張照片的文件名應(yīng)為：YJ-2009-0001-0001.ipg。
    5. 3   著錄
       數(shù)碼照片檔案的著錄項目見附錄A，建立數(shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫時可參見附錄B。

6   存儲和保管

    6. 1   存儲結(jié)構(gòu)
       數(shù)碼照片檔案可采用建立層級文件夾的形式進行存儲 。一般應(yīng)在計算機硬盤非系統(tǒng)分區(qū)建立“數(shù)碼 照片檔案”總文件夾，在總文件夾下依次按不同保管期限 、年度和照片組建立層級文件夾，并以保管期限 代碼、年度和照片組號命名層級文件夾。
       示例：
       某單位的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計算機硬盤的非系統(tǒng)分區(qū) D盤根目錄下，2009年該單位拍攝的一 組 xx工 作會議的數(shù)碼照片為 2009年第一 組照片，保管期限為“永久”，該組數(shù)碼照片應(yīng)存放在以下路徑下：
       D：/數(shù)碼照片檔案/YJ/2009/0001/
    6. 2   存儲載體
       6. 2. 1   數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲在耐久性好的載體上，本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用硬磁盤 、磁帶和 一 次寫光盤作為數(shù)碼 照片檔案長期保存的存儲載體。
       6. 2. 2   數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲為一式 3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。
       6. 2. 3   存儲數(shù)碼照片檔案的載體應(yīng)有專門的裝具，且應(yīng)在載體裝具上粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明載體套別(封 存保管 、查閱利用 、異地保存) 、載體序號 、保管期限 、起始年度 、終止年度和存人日期等。
    6. 3   保管
       6. 3. 1   在線存儲的數(shù)碼照片檔案的保管條件應(yīng)符合 GB／T 2887— 2011的要求。
       6. 3. 2   離線存儲在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合 DA／T 15— 1995的要求。
       6. 3. 3   離線存儲在光盤上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合 DA／T 38— 2008的要求。
       6. 3. 4   對存儲數(shù)碼照片檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行 一 次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于 10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。
       6. 3. 5   對存儲在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

7   利用和鑒定銷毀

    7. 1   利用
       數(shù)碼照片檔案的利用參照各單位檔案利用借閱制度執(zhí)行，利用時應(yīng)確保數(shù)碼照片檔案的信息安全。

    7. 2   鑒定銷毀
       依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，對已到保管期限的數(shù)碼照片檔案開展鑒定、銷毀工作。

(規(guī)范性附錄)

數(shù)碼照片檔案著錄項目及說明

A. 1   數(shù)碼照片檔案應(yīng)至少包括以下著錄項目：全宗號、保管期限、年度、部門、照片組號、張?zhí)?、參見號、攝 影者、時間、組題名、文字說明、文件格式、開放狀態(tài)。
        a)  全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
        b)  保管期限：照片所劃定的保管期限，包括永久、30年、l0年。
        c)  年度：形成年度，采用 4位阿拉伯?dāng)?shù)字。
        d)  部門：歸檔部門，采用部門全稱或規(guī)范化簡稱，并保持一致和穩(wěn)定。
        e)  照片組號：為 4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的組從“000l”開始順序編號。
        f)  張?zhí)枺簽?4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一組內(nèi)數(shù)碼照片從“000l”開始順序編號。
        g)  參見號：與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。
        h)  攝影者：照片的拍攝單位或拍攝人。
        i)   時間：數(shù)碼照片拍攝時間 。采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字，依次為：年代4位，月和日2位，不足的在前 補“0”。
        j)   組題名：本組照片所共同反映的主要內(nèi)容。
        k)  文字說明：本張照片的說明，包括人物 、地點 、事由等要素。
        I)   文件格式：本張照片的計算機文件類型，包括JPEG、TIFF或 RAW。

        m)  開放狀態(tài)：本張照片是否開放的標(biāo)記，開放為“Y”，不開放為“N”。

表 B. 1   數(shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及字段表